PRIVACYVERKLARING
Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)
In het kader van de wet Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), die sinds 25 mei 2018 van kracht is, meldt het bestuur van Senior Sportief Actief De Ronde Venen dat de volgende bestanden met rubrieken worden vastgelegd:
- deelnemersregistratie: naam-adres-woonplaats, telefoonnummer, emailadres, geboortedatum, IBAN bankrekeningnummer, leeftijd, M/V, naam en telefoonnummer huisarts, naam en telefoonnummer contactpersoon (in geval van nood te waarschuwen)
- groepslijsten: naam-adres-woonplaats, telefoonnummer, emailadres, geboortedatum, naam en telefoonnummer huisarts, naam en telefoonnummer contactpersoon (in geval van nood te waarschuwen)
- debiteurenadministratie: naam-adres-woonplaats, IBAN bankrekeningnummer, gevolgde activiteit(en) en facturatievoorkeuren.
- crediteurenadministratie: naam-adres-woonplaats, IBAN bankrekeningnummer
- vrijwilligersregistratie: naam-adres-woonplaats, telefoonnummer, emailadres, activiteit(en)
- docentenregistratie: naam-adres-woonplaats, telefoonnummer, emailadres, lesonderdeel, naam en telefoonnummer huisarts, naam en telefoonnummer contactpersoon (in geval van nood te waarschuwen)
- salarisadministratie docenten in vaste dienst: naam-adres-woonplaats, telefoonnummer, emailadres, salaris
- donateursregistratie: naam-adres-woonplaats, contactpersoon, IBAN bankrekeningnummer, bedrag
- gezondheidsformulier van deelnemers voor docent: naam-adres-woonplaats, telefoonnummer, geboortedatum (+ facultatief: gezondheidsgegevens)
- hard-copy presentielijst van groepsvertegenwoordigers: naam, groep, aan/afwezigheid op les, data
- projectbestanden: afhankelijk van activiteit/evenement (bijv. Valpreventie, Vitaliteitstest, Zomerprogramma, Nieuwjaarsevenement): naam-adres-woonplaats, geboortedatum, emailadres, telefoonnummer (mogelijk via excelbestand dat in de cloud *1) bewaard wordt t.b.v. follow-up; hard-copy tijdens het project)
Deelnemers geven hun gegevens zelf op via het inschrijfformulier (elektronisch of op papier), wijzigingen en opzeggingen gaan via hetzelfde (mutatie)formulier.
De deelnemersregistratie (ad 1) vindt plaats in een ledenadministratie applicatie in de cloud *1) vanuit een computer van een medewerker Ledenadministratie. Toegang tot de ledenadministratie vindt plaats door middel van een persoonlijk account en wachtwoord op basis van de benodigde rechten van de ledenadministratiefunctionaris.
De groepslijsten (ad 2) worden daarvan afgeleid. De persoonsgegevens 3 en 4 bevinden zich in de financiële module van de ledenadministratie applicatie.
Het bestand ad 7 wordt gehost door Sportkader Nederland dat de loonadministratie verzorgt en met Senior Sportief Actief DRV een verwerkingsovereenkomst heeft.
De bestanden ad 5, 6 en 8 worden bijgehouden door diverse medewerkers in de cloud *1).
Het gezondheidsformulier ad 9 dient ervoor om de docent aan te geven met welke aandoeningen hij/zij rekening moet houden en wordt alleen ingevuld als de deelnemer dat wenst.
Deelnemers aan projecten ad 11 geven zich op via een speciale website of telefonisch. In een speciale projectomgeving worden de gegevens verwerkt.
*1) de cloud: voor optimale bescherming wordt Office365 van Microsoft gebruikt door bestuursleden, notulist, projectleider en projectmedewerker. De gebruikers hebben hun devices beschermd volgens de huidige standaarden.
2. indien deelnemers, docenten, leveranciers of donateurs inzage willen hebben in de van hen
opgeslagen gegevens, kunnen zij daartoe een verzoek richten aan het bestuurslid Manager Sportzaken, emailadres: sportzaken@seniorsportiefactiefdrv.nl
3. bestuursleden, vrijwilligers en docenten bij emailverkeer met groepen deelnemers, vrijwilligers en docenten maken gebruik van BCC, zodat de emailadressen niet zichtbaar zijn.
4. van deelnemers, docenten en vrijwilligers wordt gevraagd om een data lek (vinden van de hier
genoemde bestanden op een andere plaats dan gebruikelijk) te melden aan het bestuur. De
voorzitter doet de melding vervolgens digitaal bij het meldloket van de Autoriteit Persoonsgegevens.
Opmerking 1: De AVG is een Europese wet met in Nederland als toezichthouder de Autoriteit
Persoonsgegevens. Awareness, jezelf bewust zijn van wat je doet, is een belangrijke pijler onder de wet. Het is helaas zo dat een betere beveiliging enig ongemak met zich meebrengt.
Opmerking 2: De inhoud van de melding die gedaan wordt aan de Autoriteit Persoonsgegevens betreft:
- de aard van de inbreuk;
- de instanties of persoon waar meer informatie over de inbreuk kan worden verkregen;
- de aanbevolen maatregelen om de negatieve gevolgen van de inbreuk te beperken;
- een beschrijving van de geconstateerde en de vermoedelijke gevolgen van de inbreuk voor de verwerking van persoonsgegevens;
- de maatregelen die de organisatie heeft genomen of voorstelt te nemen om deze gevolgen te verhelpen.
Versie november 2026